1、債務(wù)人的稱呼。如債務(wù)人姓名，單位負(fù)責(zé)人，法定代表人的姓名、職務(wù)，法人名稱或者組織機(jī)構(gòu)的名稱。
2、催款或索債的事實(shí)和原由。如債權(quán)債務(wù)關(guān)系的基本情況或法律依據(jù)，債務(wù)人拖欠債款拒絕履行義務(wù)的事實(shí)根據(jù)。
3、債權(quán)人據(jù)以討債的法定理由。如相關(guān)債權(quán)債務(wù)的票據(jù)、合同編號(hào)等。
4、具體要求。如債務(wù)人應(yīng)當(dāng)履行義務(wù)的時(shí)間、期限和方式，債務(wù)人應(yīng)當(dāng)支付的具體款項(xiàng)和金額（包括貨款數(shù)量、違約金或者銀行利息等），債務(wù)人對(duì)催款函的答復(fù)期限。
5、債權(quán)人單位的相關(guān)信息。如單位開戶行、賬號(hào)、開戶名稱以及負(fù)責(zé)人簽名、發(fā)函日期、單位簽章等。

(1)標(biāo)題和編號(hào)
如果催收的是緊急的款項(xiàng)，可在標(biāo)題前寫上“緊急”二字。標(biāo)題一般要注明編號(hào)，以便于查詢和聯(lián)系，并且一旦發(fā)生了經(jīng)濟(jì)糾紛而走上法庭時(shí)，它也是一份有力的憑證。也有的不編號(hào)
(2)名稱和賬號(hào)
催款函要清楚、準(zhǔn)確地寫上雙方單位的全稱和賬號(hào)。必要時(shí)，要寫明催款單位的地址、電話及經(jīng)辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號(hào)名稱和賬號(hào)。
(3)催收內(nèi)容
這是催款函的主體部分，應(yīng)清楚、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明地寫出雙方發(fā)生往來(lái)的原因、日期、發(fā)票號(hào)碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時(shí)地交款。
(4)處理意見
催款方在催款函上提出處理辦法和意見。